Souvenirs

Tijdens de pilot hebben we waardevolle inzichten opgedaan die cruciaal zijn voor een eventuele succesvolle verdere uitrol binnen de organisatie. Hieronder de belangrijkste lessen opgenomen. De souvenirs per reis zijn tevens bijgevoegd in de bijlage.

De juiste prompts zijn de sleutel tot succes

Het is gebleken dat de manier waarop we het AI-model aansturen, ook wel prompten genoemd, in grote mate de output of het resultaat bepaalt. Dit wisten we van tevoren al, maar het is met de pilot opnieuw bevestigd. Het schrijven van effectieve prompts vereist een bepaalde manier van denken en vragen stellen. Dit is een nieuwe vaardigheid die alle medewerkers moeten leren. Dit kan niet worden bereikt met een eenmalige training, maar vergt continue aandacht.


Video met prompt-tips

Promptingrediënten

De resultaten verbeteren bij meer ondersteuning en begeleiding

We hebben een duidelijk verschil gezien tussen de resultaten van medewerkers die zelfstandig werkten en degenen die intensief werden begeleid. De tijdswinst, kwaliteitsverbetering en werknemerstevredenheid waren significant beter bij de begeleide groep. Dit komt vooral doordat deze gebruikers beter wisten hoe ze moesten prompten, waarvoor ze Copilot konden inzetten en hoe ze bepaalde documenten konden bevragen, waardoor ze sneller de gewenste output kregen.

Het vergt een nieuwe manier van (samen) werken

In sommige gevallen betekent het gebruik van AI dat we onderling anders moeten gaan werken. Zo is namelijk gebleken dat Copilot vele malen beter transcribeert als men op een gestructureerde manier vergadert. Spreek bijvoorbeeld om de beurt, niet door elkaar heen, en benoem na elk besproken agendapunt de conclusie ervan.

Kleine taken voor grote impact

Een goede aanpak om te beginnen met Copilot is om niet alleen op grote processen te focussen. Vergeet niet de kleine, vaak terugkomende taken zoals het schrijven van een e-mail, vertalen en herschrijven van teksten, brainstormen en documenten of mails zoeken. De optelsom van deze taken, waarbij je bijvoorbeeld telkens vijf minuten bespaart, kan op organisatieniveau een enorme impact hebben. Bovendien is het schrijven van prompts voor kleinere taken eenvoudiger. Door hiermee te starten, kunnen medewerkers snel de voordelen van Copilot ervaren en wordt de eventuele weerstand om de technologie te omarmen verlaagd. Dit leidt uiteindelijk tot een bredere acceptatie en efficiënter gebruik van Copilot binnen de organisatie.

Inzet van key-users verbetert adoptie

Tijdens de pilot merkten we dat veel medewerkers die zich hadden aangemeld voor een licentie, enthousiast waren geworden door collega’s die al een licentie hadden. Dit toont aan dat collega’s binnen een team een belangrijke rol spelen in het promoten van de adoptie van deze technologie. Zij zijn de interne ambassadeurs van Copilot.

Tijdsinvestering vooraf, rendement op lange termijn

De juiste training, ondersteuning en begeleiding kunnen de resultaten aanzienlijk bevorderen. Echter, het blijft een kwestie van doen. Mensen moeten oefenen (werkplekleren). Regelmatig gaven onze reizigers aan dat ze na zes weken eigenlijk pas een beetje op gang kwamen. De vruchten van deze tool worden dus pas geplukt als men vaardig genoeg is om het te gebruiken, en daarvoor moeten ze tijd investeren om het onder de knie te krijgen.

Output en bronnen altijd verifiëren

In dit stadium kunnen we Copilot nog niet 100% vertrouwen en moeten de output en de bronnen altijd door de gebruiker worden gecontroleerd. Dit heeft meerdere oorzaken. Naast het feit dat we nog niet blind op de technologie kunnen vertrouwen, hebben de manier van prompten en de datakwaliteit ook grote invloed op de output. Dit moet duidelijk aan de medewerkers worden meegegeven. Op dit moment delen we de reisvoorwaarden met de gebruikers en bespreken we deze tijdens de intakegesprekken. Bij een verdere uitrol zal hier echter extra aandacht aan besteed moeten worden.


Reisvoorwaarden

Data als fundament voor verantwoord gebruik van Copilot

Om Copilot optimaal en veilig te kunnen gebruiken, is het essentieel dat de onderliggende data op orde is. Uit een intern onderzoek, uitgevoerd in samenwerking met Microsoft en het team Gegevensbescherming, blijkt dat de aanwezige “databerg” risico’s met zich meebrengt. Zo kan Copilot minder goed functioneren als het verwijst naar verouderde of irrelevante informatie. Daarnaast ontstaat er een groter risico op datalekken of schendingen van privacyregels wanneer je geen zicht hebt op welke data wordt gebruikt en gedeeld.


Daarom is het van groot belang om data goed te classificeren en te voorzien van retentielabels. Dataclassificatie biedt inzicht in welke soorten informatie er zijn, en maakt het mogelijk om gerichte beveiligingsmaatregelen toe te passen. Retentielabels zorgen ervoor dat verouderde of overbodige data tijdig wordt verwijderd, wat zowel het risico op misbruik verkleint als bijdraagt aan naleving van wet- en regelgeving (compliance). Breda gaat hier de komende tijd mee experimenteren.

Sommige functionaliteiten zijn verder ontwikkeld dan andere

We hebben gemerkt dat bepaalde functies van Copilot beter werken dan andere. Dat is geen reden tot zorg: de technologie ontwikkelt zich razendsnel. Wat vandaag nog ontbreekt, kan morgen al beschikbaar zijn. Bovendien zijn er vaak creatieve oplossingen of workarounds te vinden om toch het gewenste resultaat te bereiken. Door flexibel en oplossingsgericht te werken, halen we het maximale uit de beschikbare mogelijkheden.

Beheersmaatregelen nodig om risico's te mitigeren

Soms zag onze douane grote risico’s bij bepaalde taken en moesten er beheersmaatregelen genomen worden om deze risico’s te mitigeren. In zo’n geval werd dit besproken met de reizigers en werden er afspraken gemaakt hoe nu verder te gaan. Zo mochten reizigers bijvoorbeeld wel fysieke vergaderingen opnemen, maar uitsluitend met een laptop van de gemeente Breda en niet met andere devices zoals eigen telefoons. Dit in verband met de geïnstalleerde beveiligings­maatregelen op de laptops. In andere gevallen adviseerde de douane om taken helemaal niet door Copilot te laten uitvoeren. Gesprekken over gevoelige onderwerpen in het sociaal domein bijvoorbeeld – waarbij een gezagsverhouding zou kunnen bestaan tussen gemeente en inwoner – mochten niet getranscribeerd worden.

Volgende pagina

Inspirerende reizen