Stappenplan voor de implementatie van AI in Gemeenten
Op basis van de aanpak en alle leerervaringen van de pilot bij de Gemeente Breda is onderstaande stappenplan ontwikkeld voor een verantwoorde implementatie van AI in je gemeente.
Vergeet hierbij uiteraard niet het meenemen van het College en de Raad, zodat zij ook alle stappen kunnen volgen en kunnen bijsturen waar nodig en gewenst.
1
Open een reisbureau
De eerste stap in de route is het openen van een Reisbureau, waar medewerkers van de gemeente samen met een AI-specialist (de reisadviseur) een persoonlijke ‘reis’ uitstippelen.
In overleg met groepen medewerkers inventariseer je welke dagelijkse taken veel tijd kosten en waar AI kan ondersteunen. Dit kunnen routinetaken zijn zoals samenvattingen maken of notuleren, maar ook complexere zaken zoals beleidsanalyses. De reisadviseur helpt bij het omzetten van deze taken in concrete AI-toepassingen, waarbij medewerkers leren hoe ze AI effectief kunnen inzetten in hun werk. Elke reis bestaat uit meerdere taken, die zorgvuldig worden getest en geëvalueerd.
Richt binnen dit Reisbureau een digitale omgeving in, zoals een Teams-omgeving, waar reizigers vragen kunnen stellen en succesverhalen kunnen delen. Introduceer een plek waar reizigers hun prompts met elkaar kunnen delen. Gebruik bijvoorbeeld de Prompt Library die is ingebouwd in Copilot. Na drie maanden evalueer je: welke toepassingen werken goed, waar zit weerstand en welke lessen nemen we mee?
Privacy en security-collega's zijn een vast onderdeel van dit reisbureau. Alle geplande AI-taken worden voorgelegd aan deze ‘douane’. Elke twee weken toetst een security- en privacy officer of de toepassing voldoet aan de regels. Soms zijn er risico’s die met extra maatregelen kunnen worden ondervangen, zoals het gebruik van gemeentelaptops in plaats van privé-apparaten. In andere gevallen worden taken helemaal uitgesloten, zoals gevoelige gesprekken binnen het sociaal domein. Deze ‘douanecheck’ voorkomt dat AI onbedoeld gevoelige informatie verwerkt en zorgt voor een veilige integratie.
Stem de grootte van het reisbureau af
De grootte van het reisbureau kan wisselen, net als in de reisbranche. Je hebt grote reisbureaus die tientallen reizen tegelijk organiseren, maar ook kleine dorps reisbureaus die bijvoorbeeld 3 reizen per keer begeleiden. Stem de grootte van het reisbureau af op het aantal reizen dat je organiseert. In de gemeente Breda was de franchisenemer 30 uur per week actief, de productmanager 36 uur en de reisadviseur ook 36 uur. Deze inzet is gebaseerd op 150 licenties, waarbij er ongeveer 60 medewerkers tegelijk werden bediend.
2
Maak van medewerkers, vaardige reizigers
AI werkt pas optimaal als medewerkers snappen hoe ze het kunnen gebruiken. Daarom moet ‘prompten’ net zo vanzelfsprekend worden als het schrijven van een e-mail.
In deze fase breid je de trainingen en begeleiding uit, zodat AI-geletterdheid binnen de organisatie groeit. Organiseer trainingen waarin medewerkers weten wat AI is en leren hoe ze AI effectief kunnen inzetten. Gebruik de metafoor van de ‘superslimme stagiaire’: AI is altijd beschikbaar en werkt razendsnel, maar heeft sturing nodig en kan fouten maken.
Daarnaast is het cruciaal om een AI-community te creëren waarin collega’s van elkaar leren. Het reisbureau blijft actief om maatwerkbegeleiding te bieden, maar medewerkers moeten ook zelfstandig op ontdekkingstocht kunnen. Faciliteer daarom een online omgeving met wekelijkse tips, praktijkvoorbeelden en organiseer ‘promptathons’ waarin teams samen AI-uitdagingen oplossen. Maak gebruik van key-users: collega’s die al verder zijn met AI en als ambassadeur hun kennis delen. Hoe meer medewerkers ervaring opdoen en successen boeken, hoe sneller AI zich als een olievlek verspreidt binnen de organisatie.
Let op: Bedenk ook dat Breda inmiddels veel ervaring heeft met reizen en prompts; als nieuwe gemeente hoef je dus niet te pionieren naar plekken waar nog niemand is geweest. Bekijk de toolkit voor alle documentatie.
3
Meet de impact en versnel de adoptie
Een AI-pilot zonder impactmeting is niet aan te raden. Daarom meet je vanaf dag één de resultaten.
Hoeveel tijd besparen medewerkers door AI? Hoeveel taken worden efficiënter uitgevoerd? Wat is de tevredenheid onder gebruikers? Maar ook: waar zitten mogelijke juridische of ethische bezwaren? Dit kan via enquêtes, werkplekinterviews en data-analyse van AI-gebruik. Wanneer we weten bij welke functiegroepen de meeste (tijds)winst te behalen valt, kun je vervolgens daar starten met de uitrol.
Dat is ook de reden om gebruik te maken van persona's. Door gebruik te maken van groepen medewerkers met vergelijkbare taken, versnel je de adoptie en boek je snel goede resultaten. Met standaard reizen of excursies hebben we in Breda snel geleerd waarvoor Copilot kan worden ingezet! Op deze manier zien medewerkers de toegevoegde waarde en kunnen ze daar ook specifieke trainingen op krijgen.
Reisverslagen
4
Van pilot naar standaard werkwijze – AI als integraal onderdeel van de organisatie
De laatste stap is het volledig integreren van AI in de organisatie. Dit betekent dat AI niet langer een experiment is, maar een standaard hulpmiddel in het dagelijkse werk.
Je hebt als het ware een echte digitale collega. Een belangrijk aspect van deze fase is het blijven aanpassen en innoveren. AI ontwikkelt zich razendsnel en wat vandaag werkt, kan over een paar maanden alweer verouderd zijn. Zorg daarom voor een flexibele aanpak waarin nieuwe AI-mogelijkheden snel kunnen worden getest en geïmplementeerd. Gemeente Breda ontdekte dat sommige AI-functionaliteiten in het begin minder goed werkten, maar later verbeterden. Blijf dus experimenteren, blijf leren en zorg ervoor dat AI een vast onderdeel wordt van de werkcultuur. Op die manier blijft de organisatie wendbaar en toekomstbestendig.
Volgende pagina
Toolkit
