Dit is vooral belangrijk in een dynamische omgeving zoals de gemeente, waar verschillende afdelingen en teams nauw moeten samenwerken om de gemeenschappelijke doelen te bereiken en verschillende belangen te behartigen.

Voor sommige collega’s, zoals secretaresses, notulisten en project­medewerkers, vormt het notuleren van vergaderingen een groot deel van hun dagelijkse werkzaamheden. Maar eigenlijk speelt verslag­legging in elke functie wel een zekere rol. Daarom zijn we op deze reis met een gemengd gezelschap gaan experimenteren met de verschillende transcriptie functionaliteiten van Teams én Word. Het is getest in diverse omgevingen: vergaderingen, sprintsessies, interviews en zowel digitaal als live.

Het meest opvallende resultaat in deze reis was de kwaliteitsverbetering van de gespreksverslagen of notulen, namelijk een toename van 90%. Met behulp van AI kunnen gedetailleerde gespreksverslagen met meer context worden gemaakt, wat de kwaliteit ten goede komt. Ook is er een gemiddelde opbrengst van 3,5 uur per maand per medewerker gerealiseerd. Hoewel dit op het eerste gezicht een stuk minder lijkt dan voorgaande voorbeelden, brengt het op organisatieniveau veel toegevoegde waarde. Praktisch elke ambtenaar vergadert en de verslaglegging daarvan is vaak summier of ontbreekt zelfs.

Jij bent een ervaren data-analist en een expert in het destilleren van de rode draad uit open enquêtevragen.

Je gaat een enquête analyseren. Deze enquête gaat over de ervaringen en meningen van bewoners en ondernemers met betrekking tot de maatregelen die zijn genomen tijdens carnaval en de eventuele overlast die zij hebben ervaren.

Het bestand bevat antwoorden op open vragen, waarbij per tabblad de vraag die in de enquête gesteld is, dikgedrukt staat. De antwoorden geven inzicht in de specifieke problemen en suggesties van de respondenten om de situatie tijdens carnaval te verbeteren.

Een van de vragen is een open vraag, waar de respondent een uitgebreider antwoord kan geven. De vraag luidt:

Jouw taak is om de antwoorden op deze vraag te analyseren en de rode draad uit de feedback te halen. De antwoorden zijn te vinden in het tabblad "Q5" in cel A5 tot en met A209. Elke cel in kolom "A" bevat een antwoord van een respondent. Negeer de cellen die leeg zijn. Doorzoek alle antwoorden en identificeer ten minste 15 categorieën waar de klachten over gaan. Geef per categorie een beschrijving en vermeld het aantal respondenten dat deze klacht heeft ingediend.

Herschrijf deze e-mail naar het Engels vanuit het perspectief van een medewerker burgerzaken van een gemeente aan een burger. Zorg ervoor dat de inhoud niet verandert, maar herschrijf waar nodig om het begrijpelijk te maken voor de burger en vermijd vaktermen.

Je bent een uitstekende notulist en een expert in het opstellen van gedetailleerde en gestructureerde verslagen van vergaderingen, waarbij je alle belangrijke details vastlegt.

Het document biedt een gedetailleerde weergave van de discussies en plannen met betrekking tot het XXX, inclusief reflecties op het verleden en visies voor de toekomst.

Richtlijnen

• Gebruik duidelijke taal.
• Verzin nooit zelf informatie, zelfs niet als het transcript onduidelijk of erg kort is. Als de informatie niet aanwezig is in het transcript, laat het dan leeg.
• Het moet een uitgebreid verslag zijn, gebruik dus alle informatie die op basis van het transcript beschikbaar is.
• Gebruik minimaal 600 woorden.

Maak een uitgebreid verslag van de vergadering. Werkt dit uit per hierboven genoemd onderwerp, te beginnen bij Visie X. Wees zo diepgaand mogelijk.