AI in Breda
De lancering van ChatGPT op 30 november 2022 markeerde het begin van een nieuw tijdperk. Binnen vijf dagen had deze AI-toepasing al meer dan een miljoen gebruikers, de snelste adoptie van een tool ooit.
Wat begon als een experiment van OpenAI, groeide uit tot een wereldwijde revolutie. Geen complexe technologie voor een selecte groep experts, maar een toegankelijke tool voor iedereen!
ChatGPT (her)schrijft teksten, bedenkt marketingstrategieën, analyseert grote hoeveelheden data en voert ook nog eens gesprekken alsof het een mens is. AI is ineens realiteit die ons dagelijks leven en onze manier van werken ingrijpend verandert. Bij de gemeente Breda dachten we direct: hier moeten we mee aan de slag!
Ready for take-off!
Kunstmatige intelligentie (AI) is een blijvende technologie die onze manier van werken en leven ingrijpend verandert.
Volgens onderzoek van het Internationaal Monetair Fonds (IMF) zal AI bijna 40 procent van de banen beïnvloeden. Kortom: het is niet langer de vraag óf, maar wanneer en hoe we AI integreren in onze dagelijkse processen. Ook de krapte op de arbeidsmarkt, het groeiende takenpakket van gemeenten en de toekomstige financiële beperkingen dwingen ons om slimmer en efficiënter te werken.
De VNG en de Gemeente Breda hebben daarom de handen ineengeslagen om ons voor te bereiden op de komst en toepassing van AI binnen overheidsland, in de vorm van een pilot. Tijdens de pilot onderzochten we verschillende aspecten van AI-implementatie, waaronder de technische haalbaarheid, de impact op werkprocessen en de acceptatie door medewerkers. De resultaten van de pilot geven ons waardevolle inzichten die we kunnen gebruiken om een bredere implementatie van AI in onze organisatie te plannen en uit te voeren.
Ons doel? AI op een veilige en verantwoorde manier inzetten en ons werk naar nieuwe hoogten tillen: slimmer, efficiënter en met meer plezier! Alles wat we ontdekten, komt samen in deze reisgids. Dus gordels om, ready for take-off!
Niet verbieden, maar slim adopteren van de technologie
Onze directie erkende al vrij snel de impact die AI op onze organisatie had en zag dat veel medewerkers deze technologie al gebruikten. We beseften meteen dat het blokkeren of afsluiten van ChatGPT geen optie was.
We verwachtten namelijk dat medewerkers toch wel een manier zouden vinden om het te gebruiken. De laatste wereldwijde Work Trend Index Annual Report1 bevestigt dit en benoemt dat 78% van de AI-gebruikers hun eigen AI-tools gebruiken. Deze zijn dus niet gefaciliteerd door de werkgever. Meer dan de helft van hen geeft ook nog eens niet toe dat ze het gebruiken.
Kort na de lancering van ChatGPT zijn we daarom met een selecte groep medewerkers gaan experimenteren. We wilden ontdekken wat AI kon, waar de kansen lagen en hoe we het verantwoord konden inzetten. Al snel bleek dat we niet de enigen waren. Collega’s buiten onze projectgroep waren er ook al mee aan de slag gegaan. Dat riep direct een belangrijke vraag op: ‘Hoe gaan we hier als organisatie mee om?’Hoe zorgen we ervoor dat AI op een veilige en verantwoorde manier wordt gebruikt? Hoe waarborgen we de kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie? En hoe vinden we de balans tussen innovatie en ethische vraagstukken?
Onze boodschap was vanaf het begin af aan: denk goed na over het doel waarvoor je AI inzet, deel geen persoonsgegevens of (bedrijfs)gevoelige informatie en verifieer de output altijd.
Onze medewerkers zagen deze AI tools als een superslimme stagiaire 2.0: ze weet en kan veel, wil altijd ondersteunen, staat 24/7 paraat en is nooit ziek. Maar stagiaires maken ook fouten – en ze laten soms iets los bij de koffiemachine wat niet voor iedereen bedoeld was.
Hoewel we onze medewerkers vanaf begin 2023 trainden in het verantwoord gebruik van AI, bracht het gebruik van onbeheerde en mogelijk onveilige AI-oplossingen (Schaduw-ICT) het risico met zich mee dat gevoelige informatie buiten de beveiligde omgeving van onze organisatie terechtkwam.
Keuze voor Copilot
Dit dwong ons om goed na te denken over het aanbieden van een veilige tool. Onze visie is namelijk dat het beter is om de veiligste optie te faciliteren dan potentieel risicovolle tools te blokkeren. Na een zorgvuldige afweging kozen we in januari 2024 voor Microsoft Copilot, een keuze die aansloot bij de tijdsgeest en snelle ontwikkelingen op het gebied van AI. Drie belangrijke factoren spelen hierbij een rol:
- De integratie met Microsoft 365-applicaties zoals Word en Teams. Dit maakt het gebruiksvriendelijk en houdt de drempel om AI te gebruiken laag.
- Directe toegang tot documenten, e-mails en Teams-berichten. Dit stelt gebruikers in staat snel informatie te vinden met behulp van Copilot.
- De beveiligingsmaatregelen die Microsoft treft. Dit maakt de tool zo veilig mogelijk.
Onze reis, jouw inspiratie
In samenwerking met de VNG zijn we gestart met een pilot van Microsoft Copilot met als doel slimmer, efficiënter en met meer plezier te werken en daarmee de arbeidsmarktkrapte aan te pakken.
Onze gehele reis is zorgvuldig vastgelegd, zodat we al onze inzichten, kennis en ervaringen kunnen delen en andere gemeenten hiervan kunnen profiteren. Om het traject helder uit te leggen, schrijven we metaforisch over de bagage die we meenamen, het reisplan, de douanecontroles, de turbulentie tijdens de vlucht en de souvenirs die we onderweg verzamelden.
Je vindt hier dus een kant-en-klaar reispakket met alles wat je nodig hebt voor een succesvolle landing van AI in jullie organisatie. Onze reis is gestart met Copilot, maar dit pakket is bruikbaar voor álle AI-toepassingen en vooral gericht op hoe jij jouw organisatie kunt meenemen in een AI-reis.
We beproeven en verbeteren dit pakket momenteel samen met de gemeenten Losser, Tilburg en Zeist. De resultaten worden eind 2025 gepubliceerd.
Volgende pagina
De pilotaanpak
