Reisverslag van de pilot
De resultaten van alle reizen in Breda zijn opgenomen in afzonderlijke reisverslagen. Wanneer deze verslagen gezamenlijk worden bekeken, kan worden geconcludeerd dat de resultaten van de pilot veelbelovend zijn.
De conclusie die Breda trekt, spreekt boekdelen: “Met behulp van AI werken we efficiënter en effectiever, en het blijkt een waardevolle toevoeging te zijn voor onze medewerkers.” Deze conclusie is gebaseerd op vier gemeten aspecten: opbrengsten, kwaliteitsverbetering, tevredenheid over het functioneren van Copilot en het potentieel van AI voor het werk van de medewerker. Deze zijn hieronder verder uitgewerkt. De details van alle reizen, waarin per taak de resultaten inzichtelijk zijn gemaakt, zijn te vinden in de toolkit.
De opbrengsten in dit hoofdstuk gaan uitsluitend over de resultaten uit fase 1 en 2 van de pilot in Breda.
Opbrengsten, kwaliteitsverbetering en tevredenheid
Naast de Backpackers, die zelfstandig ervaring hebben opgedaan, zijn er in de pilot Breda 13 reizen afgerond. Tijdens deze trajecten zijn onder begeleiding van het Reisbureau uiteenlopende taken getest, zoals het vergelijken van beleidsstukken, het genereren van ideeën, het samenvatten van documenten, het analyseren van campagneresultaten en het notuleren van vergaderingen.
Op basis van de pilotresultaten adviseert Breda volgens de methodiek van het reisbureau te werken, en dus niet te kiezen voor de backpackers-aanpak. De intensieve begeleiding is namelijk nodig om de AI-assistent een vast onderdeel van het team te maken. Daarbij zag je de aanzienlijke opbrengsten die AI opleverde. Voor veel taken werd maandelijks meerdere uren efficiënter gewerkt. Zelfs kleine besparingen, zoals het vijf minuten sneller opstellen van een e-mail, resulteert op maandelijkse basis in een significante tijdsreductie. Daarnaast waren er ook hoge opbrengsten bij specifieke taken, zoals het analyseren van enquêtedata. Gemiddeld bespaarden medewerkers volgens zelfrapportage 14,5 uur per maand.
Ook was er een duidelijke kwaliteitsverbetering in het werk dat door AI werd ondersteund. Dit was vooral merkbaar bij het schrijven van juridische teksten, besluiten en beleidsstukken, waarbij de kwaliteit tot wel 80% verbeterde op basis van feedback van de gebruikers. Een ander hoogtepunt was de ondersteuning bij het notuleren van vergaderingen en sprintsessies. De mogelijkheid om snel en accuraat transcripties, gespreksverslagen en actielijsten te genereren, verbeterde de kwaliteit van de verslaglegging en bespaarde tegelijkertijd ook veel tijd.
Resultaten
14,5 uur
Opbrengst per maand
37%
Kwaliteitstoename
7,7
Tevredenheid
7,9
Toegevoegde waarde
Ook is de tevredenheid van medewerkers gemeten. De tevredenheidsscores variëren, maar zijn over het algemeen positief. Deelnemers aan de pilot waren zo enthousiast over de tool dat het stopzetten van de licenties na de pilot tot grote frustratie leidde, omdat ze er zo aan gehecht waren.
Tot slot bleek dat het overgrote deel van de collega’s de toegevoegde waarde van AI voor hun werk onderschrijft. AI verbeterde niet alleen de efficiëntie en kwaliteit van het werk, maar had ook een positieve invloed op de gemoedstoestand van medewerkers. Vooral (administratieve) taken die weinig energie geven, werden uitbesteed aan AI. Dit verlaagt de werkdruk en verhoogt het werkplezier, waardoor collega’s meer impact kunnen maken op wat echt belangrijk is: het bevorderen van het welzijn van onze inwoners.
Hoewel Copilot op veel gebieden uitstekend presteerde, waren er ook enkele uitdagingen. Zo werkt het programma in Excel en PowerPoint nog niet optimaal. Deze uitdagingen kunnen deels worden ondervangen door data goed te structureren, specifiekere instructies te geven of te werken met een workaround, maar op sommige vlakken blijven er beperkingen in de techniek.
Het potentieel van AI
Al met al heeft de pilot aangetoond dat deze technologie aanzienlijke meerwaarde voor een organisatie kan bieden. De unieke aanpak met reizigers (persona’s) en excursies (userstories) levert gedetailleerd inzicht op in welke toepassingen werken voor welke functies en rollen, evenals in de bijbehorende opbrengsten en kwaliteitsverbeteringen. Het enthousiasme van de medewerkers onderstreept bovendien het potentieel van AI.
Lees verderop in het magazine meer over onze inspirerende reizen.
Inspirerende reizen
Losser
Losser
Losser liet zien dat bij een kleine gemeente het snel en pragmatisch kan zijn: een zelf ontwikkelde training, kort en praktisch, en toch 75% van de medewerkers enthousiast. Door meteen te oefenen met Copilot Chat, zagen collega’s direct wat AI voor hun werk kon doen.
zeist
Zeist
In Zeist bouwden ze kennisdeling direct in. Het AI-kernteam startte met kleine experimentgroepen en verzamelt alle inzichten en voorbeeldprompts in één Teams-omgeving. Via laagdrempelige AI-cafés delen collega’s ervaringen en toepassingen uit hun werk. Zo ontstaat vanzelf een lerende gemeenschap waarin medewerkers elkaar verder helpen. Op basis van vraag werden agents gebouwd die door een bredere groep collega's ingezet konden worden.
tilburg
Tilburg
Tilburg pakte de AI-training professioneel aan, met hulp van een extern bureau en duidelijke structuur. Medewerkers werden in groepen met vergelijkbare functies getraind, zodat ze samen konden leren en oefenen. De verplichte deelname vroeg wat organisatie, maar zorgde er wél voor dat iedereen eenzelfde basis kreeg.
Deel dit artikel
Volgende pagina
Souvenirs
