AI in de 4 pilotgemeenten
De lancering van ChatGPT op 30 november 2022 markeerde het begin van een nieuw tijdperk. Binnen vijf dagen had deze AI-toepasing al meer dan een miljoen gebruikers, de snelste adoptie van een tool ooit.
Wat begon als een experiment van OpenAI, groeide uit tot een wereldwijde revolutie. Geen complexe technologie voor een selecte groep experts, maar een toegankelijke tool voor iedereen!
ChatGPT, en inmiddels vele andere tools, (her)schrijft teksten, bedenkt marketingstrategieën, analyseert grote hoeveelheden data en voert ook nog eens gesprekken alsof het een mens is. AI is ineens realiteit die ons dagelijks leven en onze manier van werken ingrijpend verandert. Bij de gemeente Breda dachten ze direct: hier moeten we mee aan de slag! De inzichten uit Breda vormden vervolgens het vertrekpunt voor meer gemeenten: Losser (aangesloten bij de K80), Zeist (aangesloten bij de M50) en Tilburg (aangesloten bij de G40) adopteerden de aanpak en gaven daar hun eigen lokale kleuring aan.
Ready for take-off!
Kunstmatige intelligentie (AI) is een blijvende technologie die onze manier van werken en leven ingrijpend verandert.
Volgens onderzoek van het Internationaal Monetair Fonds (IMF) zal AI bijna 40 procent van de banen beïnvloeden. Kortom: het is niet langer de vraag óf, maar wanneer en hoe we AI integreren in onze dagelijkse processen. Ook de krapte op de arbeidsmarkt, het groeiende takenpakket van gemeenten en de toekomstige financiële beperkingen dwingen ons om slimmer en efficiënter te werken.
De VNG en de gemeente Breda hebben daarom de handen ineengeslagen om ons voor te bereiden op de komst en toepassing van AI binnen overheidsland, in de vorm van een eerste pilot. Tijdens deze pilot beproefden we gezamenlijk de verschillende aspecten van AI-implementatie, waaronder de technische haalbaarheid, de impact op werkprocessen en de acceptatie door medewerkers. De resultaten gaven enerzijds waardevolle inzichten om AI breder op te schalen binnen de gemeente Breda, en daarnaast vormden ze de basis voor verdere toepassing en verrijking in de gemeenten Losser, Zeist en Tilburg.
Ons doel? AI op een veilige en verantwoorde manier inzetten en ons werk naar nieuwe hoogten tillen: slimmer, efficiënter en met meer plezier! Alles wat we ontdekten, komt samen in deze reisgids. Dus gordels om, ready for take-off!
Niet verbieden, maar slim adopteren van de technologie
De directie van Breda erkende al vrij snel de impact die AI op haar organisatie had en zag dat veel medewerkers deze technologie al gebruikten (de zogenaamde “schaduw-ICT”).
Ze besefte meteen dat het blokkeren of afsluiten van ChatGPT geen optie was. De gemeente verwachtte namelijk dat medewerkers toch wel een manier zouden vinden om het te gebruiken. De laatste wereldwijde Work Trend Index Annual Report bevestigt dit en benoemt dat 78% van de AI-gebruikers hun eigen AI-tools gebruiken. Deze zijn dus niet gefaciliteerd door de werkgever. Meer dan de helft van hen geeft ook nog eens niet toe dat ze het gebruiken.
Kort na de lancering van ChatGPT is Breda daarom met een selecte groep medewerkers gaan experimenteren. Ze wilde ontdekken wat AI kon, waar de kansen lagen en hoe het verantwoord in te zetten was. Al snel bleek dat ze niet de enigen waren. Collega’s buiten de projectgroep waren er ook al mee aan de slag gegaan. Dat riep direct een belangrijke vraag op: ‘Hoe gaan we hier als organisatie mee om? Hoe zorgen we ervoor dat AI op een veilige en verantwoorde manier wordt gebruikt? Hoe waarborgen we de kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie? En hoe vinden we de balans tussen innovatie en ethische vraagstukken?
“Onze boodschap was vanaf het begin af aan: denk goed na over het doel waarvoor je AI inzet, deel geen persoonsgegevens of (bedrijfs)gevoelige informatie en verifieer de output altijd.”
Gemeente Breda
“
De Bredase ambtenaren zagen AI-tools al snel als een superslimme stagiaire 2.0: ze weet en kan veel, wil altijd ondersteunen, staat 24/7 paraat en is nooit ziek. Maar stagiaires maken ook fouten. En ze laten soms iets los bij de koffiemachine wat niet voor iedereen bedoeld was.
Hoewel de gemeente medewerkers vanaf begin 2023 trainden in het verantwoord gebruik van AI, bracht het gebruik van onbeheerde en mogelijk onveilige AI-oplossingen het risico met zich mee dat gevoelige informatie buiten de beveiligde omgeving van de organisatie terechtkwam. Ook in Losser, Zeist en Tilburg herkenden medewerkers deze dynamiek, wat bevestigde dat de behoefte aan het verantwoord inzetten van AI-oplossingen breed speelt bij gemeenten. Daarbij was de brede conclusie dat het beter is om de veiligste optie te faciliteren dan potentieel risicovolle tools te blokkeren.
Keuze voor de juiste tool
Na een zorgvuldige afweging koos Breda in januari 2024 voor Microsoft Copilot, een keuze die aansloot bij de tijdsgeest en snelle ontwikkelingen op het gebied van AI. Belangrijke factoren speelden hierbij een rol:
- De integratie met Microsoft 365-applicaties zoals Word en Teams. Dit maakt het gebruiksvriendelijk en houdt de drempel om AI te gebruiken laag.
- Directe toegang tot documenten, e-mails en Teams-berichten. Dit stelt gebruikers in staat snel informatie te vinden.
- De beveiligingsmaatregelen die Microsoft treft. Dit maakt de tool een veiliger alternatief dan andere tools uit bv. China.
In Losser is ook gekozen voor Copilot, terwijl in Zeist ook is geëxperimenteerd met ChatGPT en in Tilburg met transcriptie-tooling. Hieruit blijkt dat de aanpak zoals beschreven in dit magazine breed kan worden ingebed in je organisatie als het gaat om het verantwoord inzetten van AI.
Onze reis, jouw inspiratie
De gemeente Breda is gestart met een pilot van Microsoft Copilot om slimmer, efficiënter en met meer plezier te werken en daarmee de arbeidsmarktkrapte aan te pakken. In onderstaande video delen de hoofdrolspelers meer over de pilot.
De Bredase reis is zorgvuldig vastgelegd, zodat gemeenten kunnen profiteren van alle inzichten, kennis en ervaringen. Om het traject helder uit te leggen, wordt metaforisch geschreven over de bagage die ze meenamen, het reisplan, de douanecontroles, de turbulentie tijdens de vlucht en de souvenirs die onderweg werden verzameld.
In dit magazine vind je dus een kant-en-klaar reispakket met alles wat je nodig hebt voor een succesvolle landing van AI in je eigen organisatie. De reis is gestart met Copilot, maar dit pakket is bruikbaar voor álle AI-toepassingen en vooral gericht op hoe jij jouw organisatie kunt meenemen in het verantwoorden toepassen van AI. Dat elke gemeente het anders doet blijkt uit de aanpak in Losser, Zeist en Tilburg, waarvan de resultaten uiteraard ook zijn opgenomen.
Deel dit artikel